Wyjaśnienia rażąco niskiej ceny, które uratowały ofertę wykonawcy

Co znajdziesz w artykule?

• Sytuacja klienta: najlepsza oferta, nieoczekiwane wezwanie
• Problem prawny: czym jest rażąco niska cena i kiedy grozi odrzucenie oferty
• Co zrobiliśmy: kalkulacja rozbita na czynniki, dowód do każdego elementu
• Wynik: oferta utrzymana, kontrakt podpisany
• Wnioski i checklista: co każdy wykonawca powinien wiedzieć o wyjaśnieniach RNC

Wykonawca składa najkorzystniejszą ofertę. Kilka dni później dostaje pismo od zamawiającego: wezwanie do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny. Dla wielu firm to moment paniki, a nierzadko też błędów, które kończą ofertę zanim jeszcze zacznie się kontrakt. Z naszej praktyki wiemy, że przy odpowiednim przygotowaniu ten etap można przejść skutecznie.

Sytuacja klienta: najlepsza oferta, nieoczekiwane wezwanie

Sprawa, którą prowadziliśmy, dotyczyła wykonawcy robót budowlanych startującego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Klient złożył ofertę, która okazała się najkorzystniejsza spośród wszystkich złożonych w terminie. Niedługo po otwarciu ofert zamawiający skierował do niego formalne wezwanie do złożenia wyjaśnień dotyczących rażąco niskiej ceny.

Reakcja wielu wykonawców w takiej chwili bywa podobna: próba szybkiego napisania ogólnego pisma w stylu „cena jest realna, bo dobrze znamy rynek”. To błąd, który kosztuje kontrakt. Nasz klient zdecydował się na inne podejście i zgłosił do kancelarii.

Problem prawny: czym jest rażąco niska cena i kiedy grozi odrzucenie oferty

Rażąco niska cena to pojęcie, którego ustawa Prawo zamówień publicznych nie definiuje wprost. Zgodnie z ugruntowanym orzecznictwem Krajowej Izby Odwoławczej jest to cena nierealna, wskazująca na zamiar realizacji zamówienia poniżej kosztów własnych wykonawcy, niepozwalająca na wygenerowanie zysku ani na wykonanie zamówienia z należytą starannością.

Mechanizm wezwania do wyjaśnień reguluje art. 224 ustawy Prawo zamówień publicznych. Zamawiający ma obowiązek wezwać wykonawcę do wyjaśnień, jeżeli zaoferowana cena lub jej istotne części składowe budzą wątpliwości co do możliwości prawidłowego wykonania zamówienia. Co istotne, obowiązek ten jest automatyczny, gdy cena całkowita oferty jest niższa o co najmniej 30% od wartości zamówienia powiększonej o VAT lub od średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert, chyba że różnica wynika z oczywistych okoliczności.

Przepis jest jednoznaczny co do konsekwencji bierności: oferta wykonawcy, który nie udzielił wyjaśnień w wyznaczonym terminie albo którego wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają podanej ceny, podlega odrzuceniu. Termin wyznaczony przez zamawiającego jest krótki i nieprzekraczalny. Nie ma możliwości złożenia wyjaśnień po jego upływie, a KIO konsekwentnie przypomina, że udowodnienie realności ceny musi nastąpić na etapie postępowania przed zamawiającym, a nie dopiero w odwołaniu.

Co zrobiliśmy: kalkulacja rozbita na czynniki, dowód do każdego elementu

Razem z klientem przystąpiliśmy do budowania wyjaśnień w sposób, który orzecznictwo KIO konsekwentnie wskazuje jako jedyny skuteczny: konkretny, spójny, poparty dokumentami. Ogólnikowe zapewnienia o znajomości rynku nie wystarczają. Liczy się kalkulacja rozbita na indywidualne elementy cenotwórcze, do których przyporządkowane są dowody.

W tej sprawie cena klienta była niższa od konkurencji z kilku uzasadnionych i udokumentowanych powodów. Wyjaśnienia objęły między innymi:

• Własny sprzęt budowlany. Klient dysponował parkiem maszynowym zakupionym i zamortyzowanym we wcześniejszych latach. Nie ponosił kosztów najmu maszyn, które w typowych kalkulacjach rynkowych stanowią istotną pozycję. Do wyjaśnień dołączyliśmy dokumentację potwierdzającą własność i stan sprzętu.
• Doświadczona kadra pracownicza. Stały zespół pracowników oznacza brak kosztów rekrutacji, szkoleń wstępnych i podwykonawstwa w zakresie kluczowych prac. Przedstawiliśmy stosowne potwierdzenia zatrudnienia i zakres realizowanych wcześniej robót.
• Wynegocjowane warunki dostaw materiałów. Wieloletnia współpraca z dostawcami przełożyła się na ceny materiałów niedostępne dla firm dopiero wchodzących we współpracę z tymi kontrahentami. Do akt dołączyliśmy korespondencję i oferty potwierdzające ustalone warunki handlowe.

Kluczowa zasada, którą stosujemy w takich sprawach: każde twierdzenie musi mieć swój dokument. Wyjaśnienia bez dowodów są w praktyce traktowane przez zamawiającego tak, jakby ich nie było. Jak wprost wskazuje orzecznictwo KIO, złożone wyjaśnienia powinny być rzeczowe, spójne i poparte dowodami już na etapie odpowiedzi na pierwsze wezwanie.

Wynik: oferta utrzymana, kontrakt podpisany

Zamawiający uznał złożone wyjaśnienia za wystarczające. Oferta klienta nie została odrzucona. Postępowanie zakończyło się podpisaniem umowy o wartości kilkudziesięciu tysięcy złotych na warunkach zaproponowanych w ofercie. Kontrakt, który bez profesjonalnego wsparcia mógł przepaść na etapie wyjaśnień, trafił do naszego klienta.

To nie był przypadek szczęśliwego zakończenia. To wynik przygotowania, precyzji i znajomości tego, czego zamawiający i KIO oczekują od wykonawcy w odpowiedzi na wezwanie.

Wnioski i checklista: co każdy wykonawca powinien wiedzieć o wyjaśnieniach RNC

Sprawa, którą prowadziliśmy, ilustruje kilka zasad, które warto zapamiętać przed startem w każdym przetargu publicznym.

Czego unikać

• Ogólnikowych wyjaśnień. Zdania w stylu „nasza cena jest realna, bo znamy rynek” nie spełniają wymogów ustawy. KIO jednoznacznie uznaje takie odpowiedzi za niewystarczające.
• Bierności. Brak odpowiedzi w terminie to automatyczne odrzucenie oferty. Nie ma drugiej szansy.
• Odkładania dowodów na etap odwołania. Krajowa Izba Odwoławcza konsekwentnie wskazuje, że dowody złożone dopiero w postępowaniu odwoławczym mogą być uznane za spóźnione.

Co robić

• Budować kalkulację przed złożeniem oferty. Termin na wyjaśnienia jest krótki. Firma, która nie ma gotowej dokumentacji potwierdzającej swoją cenę, nie zdąży jej zebrać po otrzymaniu wezwania.
• Rozbijać cenę na czynniki i dokumentować każdy z nich. Własny sprzęt, stała kadra, preferencyjne warunki zakupu materiałów, lokalizacja zaplecza, wcześniejsze zamówienia obniżające koszty stałe. Każdy element wymaga osobnego dowodu.
• Dbać o indywidualny charakter wyjaśnień. Wyjaśnienia muszą pokazywać konkretne warunki danego wykonawcy, a nie ogólną sytuację rynkową. To indywidualność przewagi konkurencyjnej jest tym, co zamawiający weryfikuje.
• Działać od razu po otrzymaniu wezwania. Każdy dzień zwłoki skraca czas na zebranie dowodów i przygotowanie spójnego dokumentu wyjaśnień.

Wezwanie do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny to nie wyrok na ofertę. To procedura, która przy profesjonalnym podejściu może zostać przeprowadzona skutecznie, a kontrakt pozostaje w zasięgu. Warunek jest jeden: konkretne dowody zamiast ogólnych deklaracji.

Jeśli Twoja firma startuje w przetargach publicznych i chcesz mieć pewność, że jesteś przygotowany na każdy etap postępowania, w tym na ewentualne wezwanie do wyjaśnień RNC, zapraszamy do kontaktu z kancelarią. Przeanalizujemy Twoją sytuację i pomożemy zbudować wyjaśnienia, które zamawiający zaakceptuje.

Dowiedz się więcej – Kliknij tutaj: https://praevia.pl/