Case Study

Zamówienia publiczne, remont obiektu oświatowego.

Klient złożył drugą w kolejności ofertę na remont sali w szkole. Zwycięzca zastrzegł kluczowe wyjaśnienia ceny jako tajemnicę przedsiębiorstwa, a jego koszty pracy nie pokrywały wymagań prawa pracy.

2 zarzuty uwzględnione przez zamawiającego przed rozprawą · 0 zł ryzyka kosztów postępowania · oferta konkurenta odrzucona

Wyzwanie

Bez dostępu do utajnionych wyjaśnień trudno było wykazać rażąco niską cenę. Ryzykiem było też obciążenie kosztami postępowania przy oddaleniu części zarzutów.

Co zrobiliśmy

Zbudowaliśmy odwołanie wokół zarzutu bezzasadnego utajnienia i wyliczenia minimalnych kosztów pracy w oparciu o dokument zamawiającego. Po uwzględnieniu tych zarzutów przez zamawiającego wycofaliśmy pozostałe, aby uniknąć ryzyka kosztów.

Efekt

Zamawiający odtajnił wyjaśnienia i odrzucił ofertę konkurenta z powodu kosztów pracy poniżej minimum ustawowego. Klient stał się wykonawcą z najkorzystniejszą ofertą.

Usługi nadzoru inwestorskiego, ośrodek sportowy.

Oferta klienta na nadzór inwestorski była trzykrotnie niższa od konkurenta. Zamawiający odrzucił ją, powołując się m.in. na okres realizacji, którego nie było w dokumentach zamówienia.

3× niższa cena obroniona · 1 błąd zamawiającego wykryty w SWZ i ogłoszeniu · odwołanie do KIO

Wyzwanie

Kalkulacja klienta miała słabe punkty, a zamawiający oparł odrzucenie na własnych, niezapisanych w SWZ założeniach co do czasu trwania nadzoru.

Co zrobiliśmy

Zestawiliśmy treść SWZ, ogłoszenia i wezwania do wyjaśnień, wykazując, że zamawiający ocenił ofertę według kryteriów, których sam nie określił. Przygotowaliśmy odwołanie i mowę na rozprawę z taktyką na słabe punkty kalkulacji.

Efekt

Odwołanie skierowane do Krajowej Izby Odwoławczej z argumentacją opartą na dokumentach postępowania; sprawa w toku.

Roboty budowlane, obiekt medyczny.

Klient złożył jedyną ofertę mieszczącą się w budżecie zamawiającego, lecz z przyczyn biznesowych nie chciał już realizować zamówienia. Wadium w formie gwarancji ubezpieczeniowej wynosiło 149 tys. zł.

149 tys. zł wadium zabezpieczone · 0 dokumentów „celowo wadliwych” · 1 oświadczenie zamiast sporu

Wyzwanie

Klient rozważał złożenie niekompletnych dokumentów, aby zamawiający odrzucił ofertę. To droga prosto do zatrzymania wadium i odpowiedzialności karnej.

Co zrobiliśmy

Odradziliśmy działania pozorne. Ustaliliśmy rzeczywisty termin związania ofertą (rozbieżny między SWZ a ogłoszeniem) i przygotowaliśmy oświadczenie o braku zgody na przedłużenie terminu związania ofertą oraz na wybór oferty po jego upływie, wraz z wnioskiem o zwolnienie gwarancji.

Efekt

Odrzucenie oferty na podstawie, która nie jest przesłanką zatrzymania wadium; gwarancja do zwolnienia po upływie terminu związania.

Budownictwo kubaturowe, hala sportowa.

Klient chciał wystartować w przetargu na halę sportową, ale nie spełniał samodzielnie warunku doświadczenia (dwie hale o określonej powierzchni i wartości). Termin składania ofert w ogłoszeniu i w SWZ różnił się o tydzień.

2 referencje zweryfikowane, 1 odrzucona jako bezużyteczna · 7 dni różnicy w terminach wykryte · oferta złożona bez wady formalnej

Wyzwanie

Jedna z referencji podmiotu udostępniającego zasoby nie spełniała warunku (brak pozwolenia na użytkowanie), a złożenie oferty w „późniejszym” terminie groziło odrzuceniem.

Co zrobiliśmy

Sprawdziliśmy każdą referencję pod kątem literalnego brzmienia warunku, przygotowaliśmy zobowiązanie podmiotu trzeciego i wyjaśniliśmy z zamawiającym wiążący termin składania ofert.

Efekt

Oferta kompletna i złożona w terminie; warunek udziału spełniony dokumentami, które przetrwają weryfikację.

Przetarg na budowę kompleksu edukacyjnego, wartość 30 mln zł.

Zamawiający wykluczył wykonawcę z najkorzystniejszą ofertą, powołując się na wcześniejsze naliczenie kar umownych przez inną gminę, choć kary były sporne i nigdy nie zostały zapłacone.

30 mln zł wartości zamówienia · 1 odwołanie uwzględnione · procedura samooczyszczenia przygotowana z wyprzedzeniem

Wyzwanie

Przesłanka wykluczenia z art. 109 ust. 1 pkt 7 Pzp wymaga „znacznego” niewykonania lub nienależytego wykonania oraz rażącego niedbalstwa, a zamawiający oparł się na samym fakcie naliczenia kar.

Co zrobiliśmy

Już w ofercie złożyliśmy wyjaśnienia o spornych karach i opis środków naprawczych. W odwołaniu wykazaliśmy brak przesłanek wykluczenia i brak analizy self-cleaningu przez zamawiającego.

Efekt

Izba nakazała unieważnienie wykluczenia i powtórzenie badania ofert; klient podpisał umowę.

Roboty budowlane, rozbudowa szpitala.

Umowa przewidywała waloryzację według wskaźnika GUS, ale zamawiający nie odpowiadał na wnioski. Wcześniejsze pisma wykonawcy zawierały błędy w wyliczeniu.

400 tys. zł netto wyliczone i udokumentowane · 20 komunikatów GUS jako dowód · 12 orzeczeń sądów i KIO w uzasadnieniu

Wyzwanie

Klauzula liczyła waloryzację od wynagrodzenia zapłaconego w kwartale, tylko za roboty budowlane i od wskaźnika bazowego z dnia podpisania umowy. Poprzednie wnioski tego nie uwzględniały.

Co zrobiliśmy

Przeliczyliśmy waloryzację kwartał po kwartale, z odniesieniem do każdej faktury, daty zapłaty i komunikatu GUS, i sformułowaliśmy żądanie zapłaty (a nie tylko prośbę o aneks), zgodnie z orzecznictwem sądów apelacyjnych.

Efekt

Wniosek gotowy do dochodzenia przed sądem; sprawa w toku.

Roboty żelbetowe, przepompownia ścieków.

Ryczałt podwykonawcy wynosił ok. 820 tys. zł, a umowa wyłączała roszczenia z tytułu pogody. Koszty odwodnienia wykopów i wzrost cen materiałów pogrążały rentowność.

820 tys. zł ryczałtu · 1 klauzula przechodnia znaleziona w umowie · odwodnienie wykopów poza zakresem ryczałtu

Wyzwanie

Generalny wykonawca odsyłał do ryczałtu i klauzuli pogodowej.

Co zrobiliśmy

Wykazaliśmy, że odwodnienie nie było w zakresie klienta, a umowa zawiera postanowienie przenoszące waloryzację uzyskaną przez generalnego wykonawcę od zamawiającego na podwykonawcę (art. 439 ust. 5 Pzp).

Efekt

Podstawa do żądania waloryzacji i dopłaty za roboty poza zakresem, zamiast sporu o pogodę.

Budowa szkoły z halą sportową dla gminy, kontrakt 28 mln zł.

W trakcie dwuletniej budowy ceny stali, izolacji i robocizny wzrosły o kilkanaście procent. Klauzula umowna dawała maksymalnie 5% waloryzacji, co nie pokrywało nawet połowy udokumentowanego wzrostu kosztów.

28 mln zł kontraktu · 5% z klauzuli + aneks z art. 455 ust. 1 pkt 4 Pzp · 1,9 mln zł łącznej zmiany wynagrodzenia

Wyzwanie

Gmina obawiała się zarzutu naruszenia dyscypliny finansów publicznych i odmawiała rozmów wykraczających poza limit z klauzuli.

Co zrobiliśmy

Przygotowaliśmy dwuetapowy wniosek: wyczerpanie klauzuli umownej (wskaźnik GUS, kwartał po kwartale), a dla nadwyżki wniosek o zmianę umowy z powodu okoliczności niemożliwych do przewidzenia, z analizą porównawczą kosztów, opinią kosztorysanta i odwołaniem do rekomendacji Prokuratorii Generalnej o niegospodarności odmowy. Do wniosku dołączyliśmy projekt aneksu i uzasadnienie dla organu nadzoru gminy.

Efekt

Aneks podpisany przed odbiorem końcowym; wykonawca dokończył inwestycję bez odstąpienia i bez sporu sądowego.

Rozbudowa drogi wojewódzkiej, kontrakt 60 mln zł, warunki kontraktowe FIDIC.

Po odkryciu gruntów nienośnych i odpadów pod nasypem inżynier kontraktu polecił wymianę gruntu, ale zamawiający odmawiał uznania roszczenia, powołując się na obowiązek rozpoznania terenu przez wykonawcę.

60 mln zł kontraktu · 4,2 mln zł roszczenia · 28-dniowy termin powiadomienia dochowany

Wyzwanie

Warunki kontraktu wymagały powiadomienia o roszczeniu w 28 dni od zdarzenia i szczegółowego udokumentowania kosztów; wykonawca miał tylko notatki z budowy.

Co zrobiliśmy

Złożyliśmy powiadomienie w terminie, zorganizowaliśmy badania geotechniczne i klasyfikację odpadów, sporządziliśmy roszczenie z kosztorysem na podstawie cen czynników produkcji przewidzianych w umowie oraz wykazaliśmy, że dokumentacja przetargowa nie ujawniała warunków, które ujawnił wykop.

Efekt

Inżynier wydał określenie uznające roszczenie w przeważającej części; różnica rozstrzygnięta ugodą.

Budownictwo drogowe, podwykonawca robót mostowych.

Spółka wykonująca rozbiórkę obiektu mostowego przy budowie drogi ekspresowej nie otrzymała zapłaty za odebrane roboty. Generalny wykonawca zatrzymał część wynagrodzenia, powołując się na roszczenia dalszego podwykonawcy i zarzuty jakościowe, których nie potwierdzały jego własne protokoły odbioru.

94 tys. zł brutto zatrzymane · 3 instrumenty nacisku uruchomione w 14 dni · 7 dni na odpowiedź zamiast narzuconych 2

Wyzwanie

Generalny wykonawca wyznaczył podwykonawcy dwudniowy termin na odpowiedź, zastrzegając, że milczenie oznacza uznanie roszczenia. Klient nie miał kopii zgłoszenia do inwestora ani pewności, czy umowa została zaakceptowana.

Co zrobiliśmy

Zidentyfikowaliśmy w aktach protokół odbioru, w którym rubryka warunków była pusta, a załącznik „protokół niezgodności” przekreślony. Skierowaliśmy żądanie gwarancji zapłaty (art. 649¹–649⁵ k.c.), wezwanie do zapłaty i wniosek o bezpośrednią zapłatę do zamawiającego publicznego (art. 465 Pzp), opierając argumentację na dokumentach przeciwnika.

Efekt

Zamawiający wszczął postępowanie o bezpośrednią zapłatę; generalny wykonawca musi wykazać niezasadność zapłaty w formalnej procedurze, zamiast jednostronnie zatrzymywać pieniądze.

Instalacje sanitarne w obiekcie oświatowym.

Firma instalacyjna zatrudniona przez naszego klienta przerwała roboty i nie odpowiadała na wezwania. Termin zakończenia inwestycji był zagrożony, a materiały kupował klient.

30-dniowy termin umowny dochowany · 1 oświadczenie o odstąpieniu · roboty przejęte przez wykonawcę zastępczego

Wyzwanie

Umowa przewidywała rygorystyczny tryb odstąpienia (wezwanie, termin, forma). Część korespondencji prowadzono mailem, co rodziło pytanie o zachowanie formy pisemnej.

Co zrobiliśmy

Ułożyliśmy sekwencję: wezwanie do wykonania z terminem, odstąpienie w formie wymaganej umową, inwentaryzacja, rozliczenie materiałów powierzonych. Zabezpieczyliśmy dowody doręczeń.

Efekt

Odstąpienie skuteczne, klient dokończył roboty z innym podwykonawcą i zachował roszczenia o koszty wykonania zastępczego.

Roboty ziemne przy inwestycji muzealnej.

Generalny wykonawca odstąpił od umowy z inwestorem i zinwentaryzował roboty bez udziału podwykonawcy. Klient nie miał dostępu do obmiarów geodezyjnych potwierdzających jego wykonane roboty za ponad 500 tys. zł.

543 tys. zł brutto sporne · obmiary geodezyjne uzyskane z instytucji publicznej · 1 wniosek zamiast miesięcy sporu dowodowego

Wyzwanie

Dokumenty rozstrzygające o ilości robót były w rękach inwestora publicznego, a generalny wykonawca ich nie udostępniał.

Co zrobiliśmy

Wystąpiliśmy do inwestora w trybie ustawy o dostępie do informacji publicznej o raporty obmiarowe oraz skierowaliśmy wniosek o bezpośrednią zapłatę.

Efekt

Raport geodezyjny inwestora rozstrzygnął sporną pozycję na korzyść klienta; sprawa w toku.

Roboty budowlane, plac zabaw przy szkole.

Gmina wstrzymała całe wynagrodzenie ryczałtowe z powodu wady jednego urządzenia dostarczonego przez producenta.

520 tys. zł ryczałtu · 1 wada nieistotna · roszczenie z rękojmi skierowane do dostawcy

Wyzwanie

Zamawiający traktował wadę nieistotną jako podstawę odmowy odbioru całości, a producent urządzenia odsyłał do wykonawcy.

Co zrobiliśmy

Rozdzieliliśmy sprawy: wobec gminy wykazaliśmy, że wada nieistotna nie uprawnia do odmowy odbioru (obniżenie wynagrodzenia lub usunięcie wady), a wobec dostawcy uruchomiliśmy rękojmię.

Efekt

Odbiór i płatność ryczałtu z zatrzymaniem tylko wartości wady; koszt naprawy przeniesiony na dostawcę.

Budowa centrum sportowo-rekreacyjnego, kontrakt 50 mln zł, 40 podwykonawców.

Kilku podwykonawców zgłosiło zamawiającemu żądania bezpośredniej zapłaty, część z nich za roboty sporne jakościowo. Zamawiający zapowiedział potrącenia z wynagrodzenia generalnego wykonawcy.

50 mln zł kontraktu · 40 umów podwykonawczych uporządkowanych · 0 zł niezasadnych potrąceń

Wyzwanie

Umowy podwykonawcze były zgłaszane z opóźnieniem, a oświadczenia o zapłacie podwykonawcom nie odpowiadały wzorowi zamawiającego.

Co zrobiliśmy

Wdrożyliśmy procedurę zgłaszania umów i zmian (art. 464 Pzp), wzory oświadczeń, rejestr płatności oraz odpowiedzi na uwagi w trybie art. 465 ust. 4 Pzp dla każdego żądania, z dowodami potrąceń związanych z umowami podwykonawczymi.

Efekt

Zamawiający dokonał bezpośredniej zapłaty tylko w bezspornym zakresie; kary za niezgłoszone umowy nie zostały naliczone.

Modernizacja budynku uczelni, kontrakt 30 mln zł, zabezpieczenie 5%.

Zamawiający po odbiorze końcowym zwlekał ze zwrotem 70% zabezpieczenia i groził skorzystaniem z gwarancji z powodu usterek zgłoszonych po terminie.

1,5 mln zł zabezpieczenia · 30-dniowy termin zwrotu z art. 453 Pzp · gwarancja bankowa uwolniona

Wyzwanie

Bank przedłużał gwarancję na koszt klienta, a zamawiający nie precyzował roszczeń.

Co zrobiliśmy

Wezwaliśmy do zwrotu zabezpieczenia w ustawowym terminie, zażądaliśmy skonkretyzowania roszczeń pod rygorem odpowiedzialności za bezzasadne żądanie wypłaty i uprzedziliśmy bank o sporze.

Efekt

Zwrot 70% zabezpieczenia w terminie, pozostałe 30% utrzymane na okres rękojmi zgodnie z umową.

Instalacje wentylacyjne, ośrodek kultury.

Zamawiający potrącił kary umowne za usterki agregatów, nie wzywając wcześniej do ich usunięcia, i uzależnił gwarancję od przeglądów co 6 miesięcy.

potrącenie bez wezwania zakwestionowane · 6-miesięczny cykl przeglądów wpisany do kalendarza klienta · gwarancja utrzymana

Wyzwanie

Klient dowiedział się o karach z potrącenia, a nie z wezwania; groziła też utrata gwarancji producenta.

Co zrobiliśmy

Wykazaliśmy brak przesłanki kary (brak wezwania i terminu), zaproponowaliśmy konwalidację procedury i zabezpieczyliśmy terminy przeglądów.

Efekt

Kara do ponownego rozpatrzenia w prawidłowym trybie; ryzyko utraty gwarancji wyeliminowane.

Budowa oczyszczalni ścieków dla gminy.

W trakcie sporu o waloryzację gmina wezwała wykonawcę do wykazania rzeczywistego udziału podmiotu trzeciego, na którego zasobach polegał w przetargu (art. 118 ust. 2 Pzp).

2,4 mln zł ostatniej transzy z BGK · 1 wezwanie odparte dokumentami · waloryzacja w toku

Wyzwanie

Brak wykazania udziału mógł posłużyć gminie do zarzutu nienależytego wykonania i wstrzymania płatności finansowanej ze środków zewnętrznych.

Co zrobiliśmy

Zebraliśmy dowody realnego udziału podmiotu trzeciego (personel, dziennik budowy, protokoły) i rozdzieliliśmy w odpowiedzi wątek udziału od wątku waloryzacji.

Efekt

Odbiór i płatność ostatniej transzy niezagrożone; spór o waloryzację prowadzony osobno.

Budowa lodowiska miejskiego.

Zamawiający zmienił projekt zagospodarowania terenu i wymagał dodatkowego zbiornika, a terminy etapów pozostały bez zmian. Kara za zwłokę wynosiła 10 tys. zł za dzień.

10 tys. zł/dzień kary do uniknięcia · 3 terminy etapowe · wniosek o +26 dni złożony przed upływem terminu

Wyzwanie

Klient dysponował tylko skanem umowy, a kara była liczona dopiero od ostatniego etapu, co dawało przestrzeń do negocjacji.

Co zrobiliśmy

Przygotowaliśmy wniosek o przedłużenie terminów z dokumentacją przyczyn leżących po stronie zamawiającego (zmiana PZT, zbiornik) i projektem aneksu.

Efekt

Podstawa do aneksu terminowego; kara niezasadna w zakresie opóźnień z przyczyn zamawiającego.

Termomodernizacja remizy OSP.

Gmina odstąpiła od umowy z powodu opóźnienia ponad 30 dni, choć o opóźnieniu wiedziała od dwóch miesięcy, a spór dotyczył robót dodatkowych (wzmocnienie stropu), których sama nie zleciła na piśmie.

294 tys. zł wynagrodzenia · 30-dniowy termin na odstąpienie liczony od stwierdzenia okoliczności · inwentaryzacja z zastrzeżeniem

Wyzwanie

Odstąpienie otwierało drogę do kar (30% wynagrodzenia) i mogło być użyte w kolejnych przetargach jako podstawa wykluczenia.

Co zrobiliśmy

W ciągu 24 godzin przekazaliśmy klientowi instrukcję: udział w inwentaryzacji z zastrzeżeniem, dokumentacja zdjęciowa, dziennik budowy, zakaz oświadczeń o przyczynach. Przygotowujemy pismo kwestionujące odstąpienie jako spóźnione.

Efekt

Roszczenie o zapłatę za wykonane roboty zabezpieczone dowodowo; sprawa w toku.

Rozbudowa oczyszczalni ścieków, kontrakt 35 mln zł, dofinansowanie zewnętrzne.

Zamawiający zapowiedział odstąpienie od umowy i naliczenie kar za 90 dni opóźnienia, choć przyczyną było opóźnione przekazanie decyzji środowiskowej i kolizja z niezinwentaryzowaną siecią.

35 mln zł kontraktu · 90 dni opóźnienia przypisane zamawiającemu · 3,5 mln zł kar oddalone w negocjacjach

Wyzwanie

Zamawiający ryzykował utratę dofinansowania i szukał winnego; wykonawca nie miał uporządkowanej dokumentacji przyczyn opóźnień.

Co zrobiliśmy

Odtworzyliśmy chronologię z dziennika budowy, rad budowy i korespondencji, przygotowaliśmy analizę ścieżki krytycznej wskazującą, które dni opóźnienia obciążają zamawiającego, i złożyliśmy wniosek o przedłużenie terminu z projektem aneksu. Równolegle uprzedziliśmy o skutkach bezzasadnego odstąpienia (wynagrodzenie za wykonane roboty, kara umowna po stronie zamawiającego).

Efekt

Aneks terminowy bez kar; zamawiający zachował dofinansowanie, a wykonawca dokończył kontrakt.

Budowa pawilonu szpitalnego, kontrakt 45 mln zł, formuła „zaprojektuj i wybuduj”.

Zamawiający odmawiał podpisania protokołu odbioru końcowego z powodu listy usterek wykończeniowych, co blokowało fakturę końcową na 9 mln zł i uruchamiało kary za zwłokę.

45 mln zł kontraktu · 9 mln zł faktury końcowej · 30 dni od zgłoszenia gotowości do odbioru

Wyzwanie

Umowa uzależniała datę wykonania od protokołu „bez uwag”, a zamawiający wykorzystywał to jako dźwignię do naliczania kar.

Co zrobiliśmy

Sklasyfikowaliśmy usterki na istotne i nieistotne, wezwaliśmy do odbioru z zastrzeżeniem, że wady nieistotne uprawniają tylko do żądania ich usunięcia, i zaproponowaliśmy protokół z listą usterek i terminami. Uprzedziliśmy o skutkach bezzasadnej odmowy odbioru (wymagalność wynagrodzenia, brak podstaw do kar).

Efekt

Protokół odbioru podpisany z listą usterek do usunięcia w ramach gwarancji; faktura końcowa zapłacona, kary nienaliczone.

Nieruchomości komercyjne, najem lokalu gastronomicznego.

Nadzór budowlany zamknął lokal wynajmowany przez klienta z powodu nieprawidłowości leżących po stronie wynajmującego. Klient stracił biznes, a kaucja pozostała u wynajmującego.

100 tys. zł odszkodowania · 25 tys. zł kaucji zwrócone · 2 transze zamiast procesu

Wyzwanie

Wynajmujący chciał rozdzielić rozmowy o kaucji i odszkodowaniu, licząc na to, że klient zadowoli się zwrotem kaucji.

Co zrobiliśmy

Zbudowaliśmy jedno żądanie, w którym lokal (i jego zwolnienie) był jedyną kartą przetargową, i wynegocjowaliśmy porozumienie z harmonogramem płatności.

Efekt

Ugoda bez procesu, płatna w dwóch transzach, z klauzulami zabezpieczającymi na wypadek zwłoki.

Sukcesja, fundacja rodzinna.

Właściciel firmy budowlanej chciał przekazać majątek córce przez fundację rodzinną, będąc jednocześnie w sporze z kontrahentem o kilkaset tysięcy złotych.

1 statut · 2 beneficjentów · ryzyko odpowiedzialności fundacji za długi fundatora omówione przed decyzją

Wyzwanie

Fundacja rodzinna nie może prowadzić robót budowlanych, a wniesienie przedsiębiorstwa rodzi jej odpowiedzialność za zobowiązania fundatora.

Co zrobiliśmy

Zaprojektowaliśmy strukturę: przedsiębiorstwo w fundacji, działalność operacyjna w JDG fundatora na podstawie dzierżawy, z pełnomocnikiem do umów fundacja–fundator i świadomą decyzją co do skali wnoszonego majątku.

Efekt

Statut gotowy do rejestracji, z notatką ryzyk podpisaną przez klienta.