Co znajdziesz w artykule?
- Dlaczego odrzucenie oferty w przetargu publicznym nie jest decyzją uznaniową
- Najczęstsze błędy formalne w ofercie przetargowej, które kończą udział w postępowaniu
- Kiedy zamawiający musi wezwać do uzupełnienia, a kiedy eliminuje od razu
- Odwołanie do KIO, czyli co zrobić, gdy oferta została niesłusznie odrzucona
- Jak skutecznie zabezpieczyć ofertę przed złożeniem
Miesiące przygotowań, dziesiątki stron dokumentacji, dopracowana wycena. A potem informacja: oferta odrzucona. Dla firm z branży budowlanej startujących w przetargach publicznych taki scenariusz to nie abstrakcja, lecz realne ryzyko, które pojawia się przy każdym postępowaniu. Warto wiedzieć, które błędy eliminują ofertę bezdyskusyjnie i których zamawiający nie ma prawa naprawić.
Dlaczego odrzucenie oferty w przetargu publicznym nie jest decyzją uznaniową
Wielu wykonawców zakłada, że odrzucenie to wyraz dobrej lub złej woli zamawiającego. To błędne przekonanie. Odrzucenie oferty w zamówieniu publicznym jest czynnością ściśle formalnoprawną. Nie jest to decyzja fakultatywna ani uznaniowa. Jest to czynność podejmowana na podstawie art. 226 ustawy Pzp, który zawiera zamknięty katalog przesłanek, których wystąpienie nakłada na zamawiającego ustawowy obowiązek odrzucenia oferty.
Oznacza to jedno: jeśli oferta spełnia którąkolwiek z wymienionych przesłanek, na przykład jest niezgodna z warunkami zamówienia lub została złożona przez wykonawcę podlegającego wykluczeniu, zamawiający nie może „przymknąć oka”, by ratować atrakcyjną cenowo propozycję.
Równie istotne jest to, że system zamówień publicznych jest zaprogramowany na eliminację ofert wadliwych. Każdy błąd, nawet ten wynikający z przeoczenia, uruchamia procedury, nad którymi wykonawca traci kontrolę w momencie złożenia oferty.
Najczęstsze błędy formalne w ofercie przetargowej, które kończą udział w postępowaniu
Praktyka pokazuje, że wykonawcy z branży budowlanej najczęściej tracą szansę na kontrakt z powodu kilku powtarzających się uchybień. Część z nich da się naprawić, część nie. Kluczowe jest rozróżnienie między nimi.
1. Złożenie oferty po terminie
Termin składania ofert jest nieprzekraczalny. Zamawiający, oceniając tę przesłankę, bierze pod uwagę godzinę wpływu oferty. Czasem o odrzuceniu decydują sekundy. W pełni elektronicznym środowisku platform zakupowych problemy z serwerami w ostatnich minutach przed terminem nie stanowią usprawiedliwienia. Liczy się czas wpłynięcia oferty na serwer, a nie moment rozpoczęcia jej wysyłki. Firmy budowlane, które przyzwyczajone są do składania dokumentów „w ostatniej chwili”, szczególnie często wpadają w tę pułapkę.
2. Brak wymaganego podpisu elektronicznego lub podpis niewłaściwego rodzaju
To jeden z najpoważniejszych i najczęściej spotykanych problemów w praktyce. Wybór odpowiedniego podpisu zależy od wartości zamówienia. W przetargach o wartości mniejszej niż progi unijne dopuszczalny jest kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany lub podpis osobisty. Natomiast jeżeli wartość zamówienia jest równa progom unijnym lub od nich wyższa, ofertę można podpisać jedynie kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
W praktyce budowlanej oznacza to, że użycie podpisu zaufanego zamiast kwalifikowanego w dużym postępowaniu skutkuje nieważnością oferty. Uchybienie wymogowi opatrzenia oferty wymaganym ustawowo podpisem powoduje, że oferta jest nieważna. Problem pogłębia sytuacja, gdy ofertę składa pełnomocnik. Złożenie oferty podpisanej przez pełnomocnika, którego e-pełnomocnictwo nie zostało prawidłowo odwzorowane cyfrowo lub nie zostało podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez mocodawcę, stanowi samodzielną podstawę do odrzucenia.
3. Niezgodność treści oferty z warunkami zamówienia (SWZ)
Niezgodność z SWZ to najszersza i najbardziej sporna przesłanka odrzucenia. Zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 5 Pzp zamawiający zobowiązany jest do odrzucenia oferty, jeżeli jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia. W orzecznictwie podkreśla się jednak, że chodzi o niezgodność merytoryczną, dotyczącą przedmiotu zamówienia lub sposobu jego realizacji, a nie każde formalne odstępstwo od wzoru dokumentu.
Dla firm budowlanych szczególnie groźne jest korzystanie z utartych wzorów dokumentów, które nie nadążają za dynamicznymi zmianami przepisów czy specyficznymi wymaganiami konkretnej SWZ. Każde postępowanie jest unikalnym bytem prawnym. Nieuwzględnienie jednej aktualizacji odpowiedzi na pytania do SWZ może sprawić, że cała oferta stanie się merytorycznie niespójna, co w świetle Pzp jest błędem nieusuwalnym.
4. Błędy w obliczeniu ceny
W robotach budowlanych kosztorysy ofertowe są rozbudowane, co zwiększa ryzyko pomyłek arytmetycznych. Oferta zawierająca błędy w obliczeniu ceny lub kosztu podlega odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 10, jeżeli błędy te nie kwalifikują się do procedury poprawy oczywistych omyłek zgodnie z art. 223 ust. 2. Zamawiający może samodzielnie poprawić tylko omyłki oczywiste i rachunkowe. Jeśli błąd jest konsekwentny i systemowy, uzna go za zamierzony, a ofertę odrzuci.
Kiedy zamawiający musi wezwać do uzupełnienia, a kiedy eliminuje od razu
Nie każdy brak oznacza natychmiastowe odrzucenie. Przed odrzuceniem oferty wykonawcy, który nie spełnia warunków udziału w postępowaniu bądź podlega z niego wykluczeniu, trzeba przeprowadzić procedurę uzupełnienia dokumentów bądź wyjaśnienia ich treści. Także brak pełnomocnictwa lub wadliwe pełnomocnictwo podlegają procedurze uzupełnienia.
Granica między tym, co podlega uzupełnieniu, a tym, co eliminuje ofertę bezpowrotnie, jest cienka i w praktyce często sporna. Zasadniczo: dokumenty podmiotowe (zaświadczenia, oświadczenia, pełnomocnictwa) można uzupełnić. Treści oferty, czyli tego, co wykonawca zaoferował, zmienić po terminie nie wolno. Odrzucenie oferty nie może nastąpić z błahych, czysto formalnych powodów, które nie wpływają na treść złożonej oferty, jak również gdy zamawiający ma możliwość poprawienia błędów.
Odwołanie do KIO, czyli co zrobić, gdy oferta została niesłusznie odrzucona
Odrzucenie oferty nie musi być końcem. Wykonawcy przysługuje odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej. Środki ochrony prawnej przysługują wykonawcy, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy. Niezależnie od wartości zamówienia, w postępowaniu odwoławczym wykonawca może kwestionować czynności zamawiającego polegające na odrzuceniu lub braku odrzucenia oferty.
Odwołanie musi zawierać oznaczenie stron, wskazanie zaskarżonej czynności lub zaniechania zamawiającego, zwięzłe przedstawienie zarzutów, żądanie oraz wskazanie okoliczności faktycznych i prawnych uzasadniających jego wniesienie, a także dowodów na poparcie przytoczonych okoliczności. Kluczowe jest precyzyjne sformułowanie zarzutów. Izba jest związana zarzutami odwołania. Oznacza to, że w wyroku KIO nie może wyjść poza granice wskazanych naruszeń, nawet gdy dostrzeże inne błędy zamawiającego.
Czas na odwołanie jest krótki i liczy się od dnia przesłania informacji o odrzuceniu. Tutaj nie ma miejsca na zwłokę.
Jak skutecznie zabezpieczyć ofertę przed złożeniem
Branża budowlana jest szczególnie narażona na błędy formalne ze względu na złożoność dokumentacji technicznej i kosztorysowej. Kilka zasad, które w praktyce zmniejszają ryzyko:
- Czytaj SWZ dla każdego postępowania osobno. Nie stosuj szablonów bez weryfikacji pod kątem wymogów konkretnego zamawiającego.
- Sprawdź rodzaj wymaganego podpisu elektronicznego przed złożeniem oferty. Wartość zamówienia determinuje, który podpis jest dopuszczalny.
- Weryfikuj pełnomocnictwa pod kątem formy elektronicznej. Pełnomocnictwo w postaci skanu, bez kwalifikowanego podpisu notarialnego lub mocodawcy, to jeden z najczęstszych powodów odrzucenia.
- Składaj ofertę z wyprzedzeniem co najmniej kilku godzin przed terminem. Problemy techniczne platform nie zwalniają z odpowiedzialności za opóźnienie.
- Stosuj zasadę czterech oczu. Oferta powinna być sprawdzona przez dwie osoby niezależnie, ze szczególnym uwzględnieniem kompletności załączników.
- Śledź odpowiedzi zamawiającego na pytania do SWZ. Każda zmiana specyfikacji może modyfikować wymagania wobec oferty.
Przygotowanie oferty przetargowej w branży budowlanej to zadanie, które wymaga jednocześnie precyzji prawnika i organizacji project managera. Jeżeli Twoja oferta została odrzucona, a masz wątpliwości, czy decyzja zamawiającego była zasadna, albo chcesz przed złożeniem kolejnej oferty zweryfikować jej poprawność formalną, napisz do nas: biuro@praevia.pl, tel. 514 383 268. Pomożemy ocenić sytuację i zdecydować, czy warto skierować odwołanie do KIO.
Masz podobny problem w swojej inwestycji? Skontaktuj się z nami: biuro@praevia.pl, tel. 514 383 268. Więcej informacji: https://praevia.pl/