Rażąco niska cena w przetargu: jak wyjaśnienia uratowały ofertę wykonawcy

Co znajdziesz w artykule?

• Rażąco niska cena w zamówieniach publicznych: kiedy i dlaczego zamawiający pyta o kalkulację
• Sytuacja klienta: najlepsza oferta, a zaraz potem wezwanie do wyjaśnień
• Problem prawny i ryzyko: bierność lub ogólniki kończą się odrzuceniem oferty
• Co zrobiliśmy: rozbicie ceny na czynniki, każdy poparty dowodem
• Wnioski i checklista: co zrobić, zanim nadejdzie wezwanie

Wykonawca robót budowlanych składa najkorzystniejszą ofertę w przetargu i zamiast podpisania umowy otrzymuje pismo: wezwanie do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny. Dla wielu firm to moment paniki. W sprawie, którą prowadziliśmy, spokojne i dobrze udokumentowane wyjaśnienia zakończyły się podpisaniem kontraktu.

Rażąco niska cena w zamówieniach publicznych: kiedy i dlaczego zamawiający pyta o kalkulację

Rażąco niska cena to, zgodnie z utrwalonym orzecznictwem, cena nierealistyczna i niewiarygodna w porównaniu z cenami rynkowymi, za którą wykonanie zamówienia byłoby dla wykonawcy nieopłacalne lub niemożliwe bez poniesienia strat. Przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych nie zawierają jej definicji, ale art. 224 PZP precyzyjnie określa, kiedy zamawiający ma obowiązek działać.

Przepis ma charakter obligatoryjny: w przypadku podejrzenia rażąco niskiej ceny w postępowaniu o udzielenie zamówienia na roboty budowlane zamawiający musi wezwać wykonawcę do złożenia wyjaśnień co do wskazanych czynników cenotwórczych. O rażąco niskiej cenie można mówić, gdy cena całkowita oferty złożonej w terminie jest niższa o co najmniej 30% od wartości zamówienia powiększonej o należny podatek VAT, ustalonej przed wszczęciem postępowania, lub od średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert niepodlegających odrzuceniu. W takim przypadku zamawiający zobowiązany jest wezwać wykonawcę do wykazania, że cena nie ma charakteru rażąco niskiej, chyba że rozbieżność wynika z okoliczności oczywistych, które nie wymagają wyjaśnienia.

Wezwanie nie jest wyrokiem. Jest pytaniem, na które trzeba odpowiedzieć konkretnie i z dowodami.

Sytuacja klienta: najlepsza oferta, a zaraz potem wezwanie do wyjaśnień

Z naszej praktyki: wykonawca robót budowlanych złożył ofertę, która okazała się znacząco niższa od pozostałych i jednocześnie niższa od wartości szacunkowej zamówienia ustalonej przez zamawiającego. Różnica przekroczyła próg ustawowy. Zamawiający, działając zgodnie z przepisami, wezwał do wyjaśnienia kalkulacji. Termin na odpowiedź był krótki.

Klient zwrócił się do nas po pomoc. Sytuacja była komfortowa w jednym sensie: cena oferty była uczciwa i wynikała z realnych przewag operacyjnych firmy. Problem polegał na tym, że te przewagi trzeba było udowodnić, a nie tylko opisać. Niedopuszczalne są wyjaśnienia ogólne, niepoparte dowodami czy mało klarowne. Zamawiający i ewentualnie Krajowa Izba Odwoławcza muszą zobaczyć liczby i dokumenty, nie deklaracje.

Problem prawny i ryzyko: bierność lub ogólniki kończą się odrzuceniem oferty

Odrzuceniu jako oferta z rażąco niską ceną podlega oferta wykonawcy, który nie udzielił wyjaśnień w wyznaczonym terminie, lub jeżeli złożone wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają podanej w ofercie ceny lub kosztu. Skutek jest więc ten sam niezależnie od tego, czy wykonawca milczy, czy pisze coś ogólnikowego.

W praktyce ryzyko jest podwójne. Po pierwsze, zamawiający odrzuca ofertę, a kontrakt wartości kilkuset tysięcy lub kilku milionów złotych przepada. Po drugie, konkurenci mają prawo zaskarżyć każdą czynność zamawiającego, w tym decyzję o nieodrzuceniu oferty, jeśli uznają, że wyjaśnienia były niewystarczające. Celem procedury wyjaśniającej jest uniknięcie udzielenia zamówienia wykonawcy, który nie będzie w stanie go wykonać. Każdorazowo decydujące będą wyjaśnienia wykonawcy, na ile będzie on w stanie wykazać, że jest w stanie zrealizować zamówienie za zaoferowaną cenę, osiągając choćby minimalny zysk.

Co zrobiliśmy: rozbicie ceny na czynniki, każdy poparty dowodem

Strategia, którą przyjęliśmy, była prosta w założeniu i wymagająca w wykonaniu. Każdy element kalkulacji, który obniżał cenę oferty poniżej rynkowej średniej, wymagał osobnego uzasadnienia i odrębnego dowodu. Art. 224 ust. 3 PZP zawiera przykładowy i otwarty katalog czynników wpływających na wysokość ceny lub kosztu, których dotyczyć może wezwanie do złożenia wyjaśnień. Stanowi on wskazówkę interpretacyjną zarówno dla zamawiającego, jak i dla wykonawcy składającego wyjaśnienia.

W wyjaśnieniach wskazaliśmy i udokumentowaliśmy trzy grupy czynników obniżających koszt realizacji:

• Własny sprzęt budowlany: wykonawca dysponuje maszynami zakupionymi we własnym zakresie, co eliminuje koszty najmu. Do wyjaśnień dołączone zostały dokumenty własności sprzętu oraz wycena kosztu jego najmu na rynku, pokazująca konkretną różnicę w kosztach.
• Doświadczona, stała kadra: firma zatrudnia wykwalifikowanych pracowników na stałe, co oznacza brak kosztów rekrutacji, agencji pracy tymczasowej i wdrożenia. Dołączone zostały dokumenty potwierdzające staż zatrudnienia i kwalifikacje kluczowych pracowników.
• Wynegocjowane warunki dostaw materiałów: wieloletnia współpraca z dostawcami przekłada się na ceny niedostępne dla podmiotów kupujących materiały jednorazowo. Do wyjaśnień dołączone zostały oferty handlowe dostawców z konkretnymi cenami zakupu.

Przepisy PZP nie określają zamkniętego katalogu dowodów, które musi przedłożyć wykonawca składając wyjaśnienia w przedmiocie rażąco niskiej ceny. To dawało nam swobodę doboru dokumentów najlepiej ilustrujących rzeczywistą strukturę kosztów klienta.

Wyjaśnienia zostały złożone w terminie. Zamawiający uznał je za przekonujące. Oferta ostała się, umowa została podpisana. Wartość kontraktu: kilkadziesiąt tysięcy złotych powyżej progu, który zmuszał zamawiającego do wszczęcia procedury wyjaśniającej.

Wnioski i checklista: co zrobić, zanim nadejdzie wezwanie

Sprawa, którą prowadziliśmy, potwierdza kilka zasad, które każdy wykonawca startujący w przetargach powinien znać.

Wezwanie do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny to nie wyrok, ale wymaga natychmiastowego działania. Zamawiający różnie wyznaczają terminy na złożenie wyjaśnień, a niekiedy są one bardzo krótkie. Budowanie argumentacji od zera pod presją czasu to błąd, który można wyeliminować wcześniej.

Praktyczna checklista dla wykonawcy robót budowlanych:

• Kalkulację przygotuj przed złożeniem oferty, nie po wezwaniu. Dokument rozbijający cenę na składniki powinien powstawać równolegle z ofertą, nie jako reakcja na pismo zamawiającego.
• Do każdego czynnika obniżającego koszt dołącz dowód. Własny sprzęt: dokumenty własności lub ewidencja środków trwałych. Korzystne ceny materiałów: oferty handlowe dostawców. Niższe koszty osobowe: umowy lub inne dokumenty potwierdzające stałe zatrudnienie wykwalifikowanej kadry.
• Opisuj swoje indywidualne warunki, nie branżowe ogólniki. Wyjaśnienia muszą pokazywać, dlaczego akurat ten wykonawca, z jego konkretnym parkiem maszynowym i konkretną kadrą, może wykonać zamówienie taniej niż inni.
• Sprawdź, czy Twoja cena nie przekracza progu 30% w stosunku do wartości szacunkowej lub średniej ofert. Niezwłocznie po otwarciu ofert sprawdź, czy Twoja oferta nie spełnia kryterium różnicy 30%. Możesz wypytać zamawiającego o podanie szacunkowej wartości zamówienia lub zażądać kopii protokołu postępowania, w którym ta informacja jest odnotowywana. Dzięki temu uzyskasz dodatkowy czas na przygotowanie wyjaśnień.
• Nie ignoruj wezwania i nie odpowiadaj zdawkowo. Brak przekonujących wyjaśnień skutkuje odrzuceniem oferty. Zdawkowa odpowiedź jest równoznaczna z brakiem odpowiedzi.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej w konkretnej sprawie.

Jeżeli Twoja firma otrzymała wezwanie do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny lub przygotowujesz się do przetargu i chcesz sprawdzić, czy Twoja kalkulacja jest gotowa na taką ewentualność, napisz do nas: biuro@praevia.pl, tel. 514 383 268.

Masz podobny problem w swojej inwestycji? Skontaktuj się z nami: biuro@praevia.pl, tel. 514 383 268. Więcej informacji: https://praevia.pl/