Czy w zamówieniach publicznych zawsze wygrywa najniższa cena?
To jedno z najczęściej powtarzanych zdań o rynku zamówień publicznych. Pada na spotkaniach handlowych, w rozmowach z zarządami i w komentarzach pod przetargami: „Nie ma sensu startować – i tak wygra najtańszy”.
Tyle że… to nie jest prawda. I warto to powiedzieć wprost.
Cena jest ważna, ale nie jedyna.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami zamówienia publiczne nie muszą i bardzo często nie są rozstrzygane wyłącznie na podstawie ceny. Zamawiający mają prawo stosować kryteria pozacenowe, takie jak m.in.:
- jakość i parametry techniczne,
- doświadczenie zespołu,
- termin realizacji,
- warunki serwisu i gwarancji,
- koszty eksploatacji w całym cyklu życia produktu lub usługi.
W praktyce oznacza to, że oferta droższa może wygrać, jeśli daje zamawiającemu większą wartość.
Kilka lat temu w jednym z przetargów na usługi IT dla instytucji publicznej cena stanowiła 60% oceny, a pozostałe 40% obejmowało m.in. doświadczenie zespołu oraz sposób organizacji wsparcia po wdrożeniu.
Najtańsza oferta była o kilkanaście procent niższa od konkurencji. Nie wygrała.
Zamawiający wybrał droższego wykonawcę, który zaproponował:
- doświadczony, imiennie wskazany zespół,
- krótszy czas reakcji serwisowej,
- rozwiązania ograniczające ryzyko przestojów w przyszłości.
Decyzja była w pełni zgodna z kryteriami przetargu i, co ważne, racjonalna ekonomicznie, bo uwzględniała nie tylko koszt zakupu, ale też późniejsze funkcjonowanie systemu.
„Najniższa cena” ≠ „najlepsza oferta”
Prawo zamówień publicznych opiera się na zasadzie najkorzystniejszej ekonomicznie oferty, a nie „najtańszej”.
To istotna różnica, którą wciąż zbyt wielu wykonawców ignoruje, rezygnując z udziału w postępowaniu jeszcze przed analizą dokumentacji.
Dlaczego mit najniższej ceny wciąż żyje?
Bo przez lata wiele zamówień faktycznie opierało się wyłącznie na cenie, często z ostrożności zamawiających. Dziś podejście się zmienia, a rynek (po obu stronach) jest coraz bardziej świadomy, że najniższa cena często generuje najwyższe problemy na etapie realizacji.
Co to oznacza dla wykonawców?
👉 Nie rezygnuj z przetargu tylko dlatego, że nie jesteś najtańszy.
Zamiast tego:
- dokładnie analizuj kryteria oceny ofert,
- pokazuj jakość i realną wartość swojej propozycji,
- opisuj korzyści językiem potrzeb zamawiającego, a nie własnych przewag,
- traktuj ofertę jako narzędzie strategiczne, nie tylko formularz do wypełnienia.
Jeśli:
- wciąż omijasz przetargi, bo „i tak wygra najtańszy”,
- startujesz, ale regularnie przegrywasz mimo dobrych realizacji,
- chcesz lepiej wykorzystywać kryteria pozacenowe w ofertach,
👉 napisz do mnie: biuro@praevia.pl lub zadzwoń: 514-383268
Chętnie podzielę się doświadczeniem i pokażę, gdzie w praktyce „uciekają” punkty w ofertach.
Bo w zamówieniach publicznych nie zawsze wygrywa najniższa cena — wygrywa oferta najlepiej przygotowana.