Wadium w przetargu: kiedy zamawiający zatrzymuje je bezprawnie

Co znajdziesz w artykule?

• Czym jest wadium w przetargu i kiedy w ogóle trzeba je wnosić
• Zamknięty katalog przesłanek zatrzymania wadium w przetargu
• Kiedy zatrzymanie wadium jest bezprawne: najczęstsze błędy zamawiających
• Co może zrobić wykonawca, gdy zamawiający bezprawnie zatrzyma wadium
• Podsumowanie: wadium można odzyskać

Wniosłeś wadium, złożyłeś ofertę, a zamawiający zatrzymuje pieniądze, powołując się na przepisy. Czy zawsze ma do tego prawo? Nie. Zatrzymanie wadium jest dozwolone wyłącznie w przypadkach wprost wymienionych w ustawie, a praktyka pokazuje, że zamawiający sięgają po tę sankcję zbyt pochopnie. Jeżeli wiesz, gdzie leżą granice, możesz skutecznie odzyskać swoje środki.

Czym jest wadium w przetargu i kiedy w ogóle trzeba je wnosić

Wadium to zabezpieczenie oferty składanej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Jego celem jest ochrona zamawiającego przed sytuacją, w której wykonawca wygrywa przetarg, a następnie uchyla się od zawarcia umowy lub nie dopełnia wymaganych formalności.

Pod rządami nowego Prawa zamówień publicznych, obowiązującego od 1 stycznia 2021 roku, wadium przestało być obowiązkowe. Wadium jest obecnie instytucją fakultatywną: bez względu na wartość zamówienia i tryb postępowania zamawiający nie ma obowiązku żądania od wykonawców jego wniesienia. Każdy zamawiający decyduje o tym samodzielnie, oceniając charakter konkretnego postępowania.

Jeżeli zamawiający zdecyduje się jednak na wadium, musi przestrzegać ustawowych limitów jego wysokości. Wadium może wynosić maksymalnie 1,5% wartości zamówienia w postępowaniach krajowych lub 3% w procedurach unijnych. Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert i utrzymuje przez cały czas trwania związania ofertą.

Zamknięty katalog przesłanek zatrzymania wadium w przetargu

Kluczowa zasada, o której wielu wykonawców nie wie: zamawiający może zatrzymać wadium wyłącznie w przypadkach wyraźnie wskazanych w art. 98 ust. 6 PZP. Przepis ten określa zamknięty katalog przypadków zatrzymania wadium. Zamawiający nie może go rozszerzać o inne sytuacje, nawet jeżeli zachowanie wykonawcy było nieprofesjonalne, nierzetelne albo doprowadziło do komplikacji w postępowaniu.

Ustawa przewiduje pięć takich sytuacji:

• Nieuzupełnienie dokumentów lub oświadczeń. Pierwsza przesłanka dotyczy sytuacji, w której wykonawca w odpowiedzi na wezwanie (na podstawie art. 107 ust. 2 lub art. 128 PZP) nie uzupełnia wymaganych dokumentów lub oświadczeń.
• Brak zgody na poprawienie omyłki. Art. 98 ust. 6 pkt 1 PZP obejmuje również niewyrażenie zgody na poprawienie omyłki, o której mowa w art. 223 ust. 2 pkt 3 PZP, jeżeli prowadzi to do braku możliwości wyboru oferty jako najkorzystniejszej.
• Odmowa podpisania umowy. Zgodnie z art. 98 ust. 6 pkt 2 lit. a PZP zamawiający zatrzymuje wadium, jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana, odmówił podpisania umowy na warunkach określonych w ofercie.
• Brak zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Art. 98 ust. 6 pkt 2 lit. b PZP przewiduje zatrzymanie wadium, gdy wybrany wykonawca nie wniósł wymaganego zabezpieczenia.
• Niemożność zawarcia umowy z przyczyn leżących po stronie wykonawcy. Ostatnia przesłanka, określona w art. 98 ust. 6 pkt 3 PZP, dotyczy sytuacji, gdy zawarcie umowy stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie wykonawcy, którego oferta została wybrana.

Kiedy zatrzymanie wadium jest bezprawne: najczęstsze błędy zamawiających

Samo niezłożenie lub niekompletne złożenie dokumentów nie wystarczy, by zamawiający mógł sięgnąć po wadium. Przepisy wymagają spełnienia kilku warunków łącznie, a ciężar ich wykazania spoczywa na zamawiającym.

Brak złej wiary wykonawcy

Przy przesłance nieuzupełnienia dokumentów kluczowy jest element subiektywny. Zatrzymanie wadium, zgodnie z art. 98 ust. 6 pkt 1 PZP, może nastąpić wyłącznie w przypadku, gdy wykonawca, mimo wezwania, nie złoży dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu, a z okoliczności wynika, że zrobił to celowo, by doprowadzić do odrzucenia oferty.

Zgodnie z komentarzem UZP do art. 98 ust. 6 ustawy Pzp: „Zatrzymanie wadium nie wchodzi w grę, gdy wykonawca działa w dobrej wierze, czyli błędnym, ale usprawiedliwionym przekonaniu, że spełnia warunki zamówienia”. Przykład z praktyki: wykonawca składa dokumenty, które w jego przekonaniu potwierdzają spełnienie warunku, lecz zamawiający je odrzuca z powodu rozbieżności interpretacyjnej. To nie jest sytuacja, w której można zatrzymać wadium.

Arbitralne oceny zamawiającego

Krajowa Izba Odwoławcza wielokrotnie przypominała, że zatrzymanie wadium nie może być uzależnione od subiektywnych ocen zamawiającego ani od jego niewyrażonych oczekiwań względem treści dokumentów uzupełnianych przez wykonawcę. Jeżeli warunek nie był jasno opisany w SWZ, jego niespełnienie nie uzasadnia zatrzymania zabezpieczenia.

Przyjęcie odmiennej wykładni prowadziłoby do sytuacji, w której zamawiający mógłby zatrzymać wadium zawsze wtedy, gdy jego oczekiwania, które nie zostały ujawnione w SWZ, nie zostały spełnione. Takie podejście byłoby sprzeczne z zasadą pewności i przejrzystości postępowania oraz groziłoby uznaniowym i arbitralnym stosowaniem sankcji wobec wykonawców.

Trzy kumulatywne przesłanki muszą zajść jednocześnie

Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem, dla zatrzymania wadium z powodu zaniechania uzupełnienia dokumentów lub oświadczeń konieczne jest zaistnienie łącznie trzech przesłanek, których ciężar wykazania, w myśl art. 6 KC, spoczywa na zamawiającym. Brak choćby jednej z nich czyni zatrzymanie wadium bezprawnym.

Co może zrobić wykonawca, gdy zamawiający bezprawnie zatrzyma wadium

Zatrzymanie wadium to decyzja zamawiającego, nie wyrok. Wykonawca ma do dyspozycji realne narzędzia prawne:

• Odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej. To najszybsza ścieżka: KIO rozpatruje odwołania sprawnie, a jej orzeczenia są wiążące dla zamawiającego. Jeżeli zatrzymanie wadium było bezpodstawne, Izba nakazuje jego zwrot.
• Skarga do sądu okręgowego. Od wyroku KIO przysługuje skarga do sądu powszechnego, gdy sprawa tego wymaga.
• Powództwo cywilne o zwrot bezpodstawnego wzbogacenia. W sytuacji gdy wykonawca nie skorzystał ze środków ochrony prawnej w toku postępowania, możliwe jest dochodzenie zwrotu wadium na drodze cywilnej, choć droga ta jest dłuższa i bardziej kosztowna.

W każdym przypadku kluczowe jest działanie bez zwłoki. Terminy na wniesienie odwołania do KIO są krótkie i ich przekroczenie zamyka tę ścieżkę.

Podsumowanie: wadium można odzyskać

Zatrzymanie wadium jest wyjątkiem, nie regułą. Zamawiający dysponuje tą sankcją wyłącznie w ściśle określonych przypadkach i musi wykazać, że każda z ustawowych przesłanek została spełniona. Gdy tego nie robi, wykonawca ma prawo walczyć o zwrot, i często tę walkę wygrywa.

Jeżeli zamawiający zatrzymał Twoje wadium i masz wątpliwości co do zasadności tej decyzji, skontaktuj się z kancelarią. Przeanalizujemy stan faktyczny i wskażemy, czy masz podstawy do odwołania lub dochodzenia zwrotu: biuro@praevia.pl, tel. 514 383 268.

Masz podobny problem w swojej inwestycji? Skontaktuj się z nami: biuro@praevia.pl, tel. 514 383 268. Więcej informacji: https://praevia.pl/